4 priežastys pradėti naudoti specializuotą planavimo sprendimą

Registruokitės nemokamai konsultacijai
planavimo ir biudžetavimo klausimais:

+370 683 99470
konsultacijos@s2p.lt
Linkedin
Facebook

Pokyčiai. Net menkiausia užuomina į pokyčius verčia  žmones jaustis nepatogiai. Yra atlikta daugybė žmogaus elgsenos tyrimų, bandančių atsakyti – kodėl žmonės priešinasi pokyčiams. Ar tas pokytis būtų daugiau sportuoti, išmokti kažką naujo, ar mažiau delsti – visiškai nesvarbu: pokyčiai niekada nėra lengvas dalykas. Priešintis pokyčiams yra mūsų genuose, todėl nenuostabu, kad reikšmingi pokyčiai darbe sukelia didelį pasipriešinimą.

Kasmet didelės ir mažos kompanijos sugaišta krūvą valandų sudarinėdamos detalius biudžetus, prognozes ir ataskaitas strateginių sprendimų priėmimo bei veiklos valdymo procesų poreikiams. Kadangi dauguma finansinių specialybių profesionalai išmano „ekselį“, daug organizacijų pasikliauja šiuo įrankiu, kuriant planus bei rengiant ataskaitas.

BARC apklausos duomenimis, daugiau nei 80 proc. kompanijų, kurie priskiriami prie savo sektorių lyderių, naudoja specializuotus planavimo ir biudžetavimo sprendimus. Kalbant apie „atsilikėlius“, 40 proc. vis dar planuoja naudojant Microsoft Excel.

Kas yra negerai su Microsoft Excel? Problemos yra bendrinės. Taip, „ekselis“ yra naudingas ir populiarus įrankis asmeniniam produktyvumui didinti. Nors šis įrankis yra naudojamas dešimtmečius, jis visiškai nesusitvarko su korporatyvinio planavimo ir veiklos valdymo iššūkiais.

Nors Microsoft Excel metų metus tobulėjo, rimtos problemos liko – ypač tiems, kas pasitelkia „ekselį“ didelio mąsto planavimo ir analizės projektams vystyti. Žemiau pateikti trys pavyzdžiai rodo pasitelkimo „ekselius“ pavojus, kuriant planavimo sprendimus.

  • 2018 metų pavasarį stambus alkoholinių gėrimų mažmeninis tinklas prarado 60 procentų turimos rinkos per kelias savaites „dėl aritmetinės klaidos“ „ekselyje“. Leidinys „Times of London“, komentuodamas šį įvykį, rašė: „Ne pirmą kartą žmogiška klaida „ekselyje“ privedė prie katastrofos“.
  • 2019 metų pradžioje stambi Kanados įmonė, vystanti legalių kanapių verslą, nurodė „ekselio klaidą“, kaip priežastį, kai oficialioje ataskaitoje pateikė klaidingai mažas pajamas. Įmonės pranešime pasakyta „Netikslumas buvo dėl klaidos formulėje „ekselio“ byloje, padedančioje apskaičiuoti pakoreguotus YTD EBITDA nuostolius“.
  • 2018 gegužę daugybė jaunų gydytojų Jungtinėje Karalystėje gavo pranešimą apie „jų atmestą kandidatūrą ieškant darbo dėl klaidos administravimo procese“. Kas atsitiko? „Klaida „ekselyje“, perkeliant duomenis iš vienos sistemos į kitą“.

Pokyčiams sunku pasiryžti. Keli argumentai padėsiantys vadovams suprasti laikymosi „status quo“ žalą:

1.   Tikslumas, tikslumas, tikslumas. Turbūt ryškiausias planavimo „ekseliu“ trūkumas būtų tai, kad jie nėra apsaugoti nuo klaidų. Skaičiuojama, kad 88 procentai versle naudojamų „ekselio“ bylų dėl įvairiausių priežasčių turi vienų ar kitų klaidų. Kuo didesnis „ekselis“, tuo didesnė klaidų tikimybė, dėl kurių gali vykti neteisingi skaičiavimai, o neteisingi skaičiai veda prie neteisingų verslo sprendimų. Tokios klaidos gali jūsų verslui sukelti rimtų teisinių pasekmių.

2.   Versija_1, Versija_23, Versija_Galutinė_galutinė? Kas žino?! Nepaisant plataus „ekselio“ funkcionalumo, jie yra iš principo tik statiniai dokumentai, kure yra patalpinti Jūsų darbalaukyje. Tai gali sukelti rimtų versijų valdymo iššūkių. Jie nesukurti tam, kad būtų pildomi daugybės autorių, skaičiuotų dideles duomenų apimtis ar būtų sujungti su šimtais kitų dokumentų. Jei Jūsų komanda planuoja „ekseliuose“, galų gale būsite priversti dubliuoti savo darbus skirtingose organizacijos vietose, versijų kontrolės problemos neleis suprasti skaičių kilmės, kas už ką yra atsakingas bei kurie skaičiai yra tikslūs ir patikimi.

3.   Niekas neturi tam laiko. „Ekseliai“ nepasižymi greitaveika. Kai operuojama dideliais duomenų kiekiais, programa veikia ypatingai lėtai. Tai gali reikšti, kad Jūsų komandos nariai sugaiš tiek laiko duomenų rinkimui ir tikrinimui, kad tiesiog nebeliks laiko analizei. Be to, „ekselinis“ planavimo procesas reiškia, kad komandos nariai negali keisti plano, suformuoti papildomos prognozės arba perskaičiuoti biudžeto realiuoju laiku. Rinkos sąlygoms besikeičiant, komandai reikia keisti planus ir pateikti ataskaitas kuo greičiau. Atlikti tokio tipo pokyčius kompleksiškame planavimo „ekselio“ modelyje yra be galo lėta ir sunku.

4.  Priežiūros galvos skausmai. Net jei asmeninis „ekselis“ yra tikslus ir be klaidų, yra be galo sunku prižiūrėti daugybinius „ekselius“, sujungtus į bendrą modelį. Tiesiog yra pernelyg lengva bet kuriam pildytojui pridaryti klaidų, įterpiant stulpelį arba eilutę, pakeičiant formulę arba ištrinant lauką. Netyčia pakeista formulė, „pratempiant laukus“ yra paplitusi klaida. Dėl to gali laukti skausmingas taisymo procesas (jei klaida pastebėta) arba laukia rimtesnės klaidos. Dar vienas galvos skausmas yra skirtingų pildytojų duomenų apjungimo procesas, kuris gali trukti savaites. Plano valdytojas turi dirbti su daugybe „ekseliol“ bylų ir sukonsoliduoti juos į vieningą modelį, palaikyti „gyvus“ sąryšius ir nepadaryti klaidų.

Tai yra tik keli argumentai nenaudoti „ekselių“ finansiniam planavimui bei veiklos valdymui.

Tuo metu argumentų už specializuotus planavimo sprendimus yra gausu. BARC apklausos duomenimis, 44 procentai specializuotų planavimo sprendimų naudotojų rečiau susiduria su esminėmis problemomis, lyginant su tik 10 procentų „ekselio“ naudotojų. 57 procentai naudojančių specializuotus planavimo sprendimus nurodė geresnę integraciją su ataskaitoms ir analitika, lyginant su 11 procentų „ekselio“ naudotojų. 53 procentai susilaukė kokybiškesnių planavimo rezultatų, lyginant su 5 procentais „ekselio“ naudotojų.

Gera žinia yra ta, kad galima dirbti mums puikiai pažįstamoje Microsoft Excel aplinkoje ir naudotis pažangiomis analitikos ir planavimo sprendimų galimybėmis, būti ramiems dėl kontrolės, patikimumo ir atskaitomybės. Čia galima susipažinti  su IBM Planning Analytics aprašymu arba demonstraciniu video, kuriame rodoma, kaip galima naudoti pažangias planavimo technologijas, kad įveikti sunkumus, susijusius su „ekselio“ naudojimu planavimo procese.

Parengta pagal Stephanie Solomon, IBM Planning Analytics Marketing